Planejamento da contratação

O planejamento é o alicerce da contratação. Está nos artigos 18 a 27 da Lei 14.133/2021, antecede a fase de seleção do fornecedor e reúne os documentos que fundamentam e dirigem todo o processo.

Planejamento bem feito reduz risco de impugnação, evita aditivo desnecessário e faz o órgão receber o que realmente precisa. É aqui também que a classificação no CATMAT ou CATSER se torna crítica: um erro nesta fase costuma aparecer muito depois, quando corrigir custa caro.

1. Documento de Formalização da Demanda

O DFD é o ponto de partida. A área requisitante formaliza a necessidade, justifica a demanda e indica o código do que pretende adquirir.

O que ele precisa conter:

• Descrição sucinta do objeto
• Código CATMAT ou CATSER
• Quantidade estimada, com a justificativa do número
• Previsão no Plano de Contratações Anual
• Identificação do requisitante e do fiscal indicado

2. Estudo Técnico Preliminar

O ETP é o documento mais substancial da fase. Demonstra a viabilidade técnica e econômica, mapeia riscos e analisa alternativas. A IN SEGES/ME 58/2022 detalha o conteúdo obrigatório.

As onze seções previstas no artigo 9º:

1. Descrição da necessidade, o problema que a contratação resolve
2. Área requisitante, quem demanda e por quê
3. Estimativa de quantidades, com memória de cálculo
4. Levantamento de mercado, as soluções disponíveis
5. Descrição da solução, o que será contratado e por que esta opção
6. Estimativa de valor, com pesquisa de preços preliminar
7. Justificativa do parcelamento, ou da decisão de não parcelar
8. Providências prévias, como adequação de infraestrutura e capacitação
9. Resultados pretendidos, com indicadores de efetividade
10. Análise de riscos, os eventos que podem comprometer a contratação
11. Viabilidade, a conclusão com recomendação

A classificação tem de ser definida já no ETP, porque ela determina o enquadramento e condiciona a pesquisa de preços, que busca contratações similares justamente pelo código.

3. Mapa de Gerenciamento de Riscos

O MGR identifica, analisa e propõe tratamento para os riscos da contratação, cobrindo planejamento, seleção, gestão e encerramento do contrato.

Quatro riscos que aparecem em quase todo processo:

• Classificação incorreta. Código errado abre caminho para impugnação do edital e para apontamento do controle.
• Subdimensionamento. Quantidade insuficiente gera aditivo ou nova licitação, com o mesmo esforço de instrução outra vez.
• Especificação direcionada. Requisito que apenas um fornecedor atende, sem justificativa técnica.
• Pesquisa de preços deficiente. Valor de referência irreal, para cima ou para baixo, e os dois lados atrapalham: alto atrai proposta oportunista, baixo esvazia o certame.

Vale escrever esse documento com honestidade. Mapa de riscos genérico não protege ninguém em auditoria, e é justamente o que a fiscalização identifica de imediato.

4. Termo de Referência

O TR consolida o ETP num formato voltado à execução: o que comprar, quanto, como, de quem e sob quais condições. É o documento que o fornecedor lê para formular a proposta.

Conteúdo mínimo, pelo artigo 6º, inciso XXIII, da Lei 14.133:

• Definição do objeto, com o código CATMAT ou CATSER
• Fundamentação e descrição da necessidade
• Descrição da solução como um todo
• Requisitos da contratação
• Modelo de execução e de gestão contratual
• Critérios de medição e de pagamento
• Estimativa de preços e adequação orçamentária
• Prazo de vigência

Pesquisa de preços

Obrigatória, e regida pela IN SEGES/ME 65/2021. O código é a chave de busca das fontes oficiais, então classificação e pesquisa andam juntas.

Ordem de preferência das fontes, pelo artigo 5º:

1. Painel de Preços, contratações já realizadas pela administração com o mesmo código
2. Adesão a atas de registro de preços, com valores vigentes
3. Contratações similares de outros órgãos
4. Pesquisa com fornecedores, por cotação direta
5. Sites especializados, portais de compras e comércio eletrônico com nota fiscal

O erro comum é pesquisar com código genérico e obter valores que não correspondem ao item desejado. Quanto mais preciso o código, mais confiável o valor de referência, e mais defensável a estimativa.

Os cinco erros que mais aparecem