Tecnologia tem características que atrapalham a pesquisa de preços tradicional: obsolescência rápida, variação cambial, modelos de precificação que não se comparam de forma direta (assinatura contra perpétua, por usuário contra por dispositivo) e especificações que raramente coincidem entre fornecedores.
Há um problema estrutural nisso. A IN SEGES/ME 65/2021 coloca as contratações anteriores como fonte preferencial, e faz sentido de modo geral. Em TIC, porém, contratação de dois ou três anos atrás pode trazer valor completamente defasado, para cima ou para baixo, dependendo do câmbio e do ciclo do produto.
Ordem de preferência das fontes
Pelo artigo 5º da IN 65/2021:
- Painel de Preços, com contratações da administração usando o mesmo código
- Adesão a atas de registro de preços, com valores vigentes
- Contratações similares de outros órgãos
- Pesquisa com fornecedores, no mínimo três cotações formais
- Sites especializados, comércio eletrônico que emita nota fiscal
O que muda em cada tipo de objeto
Software por assinatura
- Compare o valor total do período contratado, não a mensalidade.
- Inclua implantação e migração, que costumam ser cobradas à parte.
- Confira se o preço por usuário tem piso mínimo de licenças.
Hardware
- Verifique se o modelo cotado ainda está em linha. Fabricante descontinua a cada 6 a 12 meses.
- Para importado, registre a data da cotação e o câmbio do dia.
- Use a média dos últimos 30 dias de câmbio como referência, não a cotação de um dia.
Serviços de suporte
- Compare pelo mesmo nível de serviço: 8x5, 12x5 ou 24x7.
- Diferença de SLA distorce o preço por completo e é a comparação errada mais comum.
- Confira se o tempo de resposta e o de solução estão ambos definidos.
O código determina a qualidade da pesquisa
A pesquisa depende do código de classificação usado. Código genérico devolve valores de itens que não se comparam. Código específico demais pode não devolver resultado suficiente para formar referência.
O caminho prático é identificar o código na busca e depois conferir no Radar de Compras quais contratações recentes usaram o mesmo código. Se aparecerem poucas, é sinal de que vale abrir um degrau na especificidade.
Critérios de aceitação
- No mínimo três fontes válidas
- Descartar valor inexequível, abaixo de 70% da média, e excessivo, acima de 150%
- Usar mediana quando a dispersão for grande, não média aritmética
- Cotação de fornecedor com data e validade expressas
- Valores do Painel de Preços de contratações dos últimos 12 meses
Cinco erros que aparecem em auditoria
- Usar preço de marketplace como fonte. Não há garantia contratual nem nota fiscal em nome do órgão
- Pesquisar com código diferente do que vai constar no edital
- Aceitar cotação sem CNPJ ou sem validade expressa
- Comparar preços de níveis de serviço diferentes sem ponderar
- Usar contratação do Painel com mais de um ano sem justificar a atualização monetária